I løpet av de siste to årene har Foto.no integrert det digitale HMS-systemet Mentor HMS. Vi tok en prat med arbeidsmiljøutvalget og verneombud i bedriften for å høre om deres erfaringer.
− Mentor HMS er et samlingssted for alt vi trenger innen HMS. Det gir oss en helhetlig oversikt og nødvendig kontroll over relevante lover og forskrifter, sier Elin Tuv Sandvik fra arbeidsmiljøutvalget.
Hun understreker systemets fleksibilitet og verdi, spesielt for utførelsen av daglige rutiner.
− Sjekklistefunksjonen er nyttig for å gjennomføre daglige rutiner. Vi har tilpasset malen i systemet og laget vår egen sjekkliste som vi kaller «butikksjekken», hvor personalet bruker listen til å kvalitetssikre kundeopplevelser i butikken, forklarer hun.
Muligheten til å direkte opprette avvik og tiltak i systemet har også vært en betydelig fordel.
− Det at vi kan opprette avvik og tiltak rett i systemet når vi gjennomfører butikksjekken, bidrar til en smidig og effektiv håndtering av eventuelle utfordringer, og sikrer at tiltak blir iverksatt raskt og effektivt, sier Sandvik.
Lett å finne frem
I systemet kan alle ansatte få tilgang til bedriftens HMS-rutiner og dokumentasjoner.
− Det kan være utfordrende å få ansatte engasjert i HMS, som ofte kan oppleves som et tørt tema. Men når de trenger informasjon eller lurer på noe knyttet til rutiner og internkontroll, er det veldig praktisk å ha et system som Mentor HMS å henvise til, sier Sandvik.
Hun understreker videre systemets brukervennlighet:
− Om det går en stund mellom hver gang en ansatt logger inn i systemet, er det enkelt og intuitivt for dem å navigere og finne det de leter etter. Det er veldig tydelig i systemet hvor alle rutiner og dokumenter ligger. Og så er det nyttig å bruke lesebekreftelsesfunksjonen på noen av dokumentene vi trenger å vite at ansatte har lest, sin hun.
Foto.no benytter seg også aktivt av funksjoner som årshjulet og personalhåndboken i systemet.
− Årshjulet hjelper oss med å planlegge og holde oversikt over årets HMS-oppgaver, mens personalhåndboken fungerer som et oppslagsverk for våre ansatte. I personalhåndboken kan de finne alt de trenger å vite om ferie, rettigheter og plikter, samt andre relevante personalspørsmål, sier Sandvik.
Hun legger til at gjennomføringen av risikovurderinger direkte i systemet er en annen nøkkelfunksjon som bidrar til å opprettholde et trygt arbeidsmiljø.
− Det er også en fordel at Mentor HMS fungerer bra på mobil, noe som gjør systemet lett tilgjengelig over alt, sier hun.
Enkelt å starte med HMS
Før implementeringen av Mentor HMS, manglet Foto.no et effektivt system for håndtering av HMS.
− Vi vurderte flere system, men mange var for komplekse, omfattende og unødvendig kostbare for båre behov. Det var viktig for oss å ikke bare finne et system, men også en samarbeidspartner som aktiv kunne støtte oss i vårt HMS-arbeid. Vi ble anbefalt Mentor HMS av bedriftshelsetjenesten vår Medco dinHMS, sier daglig leder Bjørge Bråthen.
Han forteller at Mentor HMS fremsto som både et enkelt og effektivt system.
− Det som virkelig overbeviste oss om å gå for Mentor HMS, var hvor enkelt det var å starte opp. Bare det å legge inn informasjon og sette i gang var utrolig enkelt sammenlignet med andre system vi har prøvd. Mentor HMS er enkelt og greit – akkurat som det skal være, sier Bråthen.
Samarbeidet mellom Mentor+ og Medco dinHMS har vært en fordel for bedriften.
− Medco dinHMS har vært til stor hjelp for oss, ikke bare gjennom opplæring i Mentor HMS, men også ved å tilby støtte i gjennomføringen av vernerunder og andre HMS-oppgaver. Jeg har hovedsakelig vært i kontakt med Medco dinHMS, men når det har vært nødvendig å kontakte Mentor+ sin support, har jeg opplevd en fantastisk god respons. De er raske, effektive, og svært brukervennlig i sin tilnærming, sier han.
Sandvik nikker og er enig:
− Å ta fatt på HMS-arbeid kan være slitsomt og tidkrevende, så det er en fordel å ha et system og en samarbeidspartner som bistår deg gjennom prosessen. HMS er en nødvendighet som ofte kan ligge utenfor bedriftens kjerneaktiviteter, spesielt i selskaper uten en stor HR-avdeling, sier hun og legger til:
− HMS-arbeid er viktig og noe som må gjøres ordentlig og grundig. Å implementere et brukervennlig system som forenkler oppstarten av HMS-arbeidet er derfor svært verdifullt, sier hun.
På spørsmål om de har merket noe forbedring i HMS-arbeidet etter de tok i bruk Mentor HMS deler verneombud Erik Faarlund, sin entusiasme:
− Forbedringen har vært enorm, som å gå fra null til hundre. Vi har virkelig fått gjennomført det vi trenger i HMS-arbeidet. Å ha en klar oversikt over hva som er gjort og hva som fortsatt trenger oppmerksomhet gjør vernerundene mye mer effektive. Det er utrolig beroligende å ha full kontroll over HMS, og vite at ingenting blir oversett eller glemt, sier han.
Bråthen påpeker at det digitale HMS-systemet Mentor HMS er mye bedre enn det papirbaserte systemet de hadde tidligere.
− HMS-arbeid kan føles som en stor belastning, men med et fungerende digitalt system blir det plutselig mye mer håndterbart, avslutter han.
Ønsker du å prøve Mentor HMS gratis i 30 dager?
